VERI*FACTU: cómo conservar un programa antiguo de facturación
Una pyme puede conservar un programa de facturación antiguo para consultar su histórico, pero no debería seguir pudiendo emitir facturas con él cuando le sean exigibles los requisitos del sistema informático de facturación (SIF). La Agencia Tributaria explica que la clave es separar archivo histórico y capacidad de facturar: conservar datos no es lo mismo que mantener operativo un sistema no adaptado.
Esta cuestión es práctica para empresas que van a migrar a un ERP, cambiar de proveedor o centralizar ventas, facturación y contabilidad. El objetivo no es borrar el pasado ni hacer una migración precipitada: es conservar evidencias útiles, impedir emisiones por error y preparar el nuevo flujo de trabajo con tiempo.
Qué dice la Agencia Tributaria sobre el software antiguo
Las FAQ de la Agencia Tributaria sobre SIF y VERI*FACTU indican que tener un programa no adaptado puede ser compatible con conservar facturas históricas si ya no se puede facturar con ese programa. La propia Agencia señala que normalmente se consigue desinstalándolo, aunque también podría modificarse para impedir la emisión de nuevas facturas.
La FAQ también recuerda que muchos programas permiten exportar los registros generados. Por eso recomienda valorar la exportación como la opción más aconsejable para conservar la información sin mantener una herramienta antigua con capacidad de emitir.
No es una cuestión menor de informática. Si administración sigue usando un software heredado “solo por si acaso”, una serie de facturación antigua o una plantilla guardada puede acabar generando facturas fuera del proceso que la empresa ha decidido controlar.
La pregunta correcta: ¿archivo histórico o sistema activo?
Antes de desinstalar, renovar o migrar, conviene clasificar cada herramienta. Un archivo histórico sirve para consultar, exportar o atender una comprobación. Un sistema activo crea presupuestos, pedidos, facturas, rectificativas o cobros. Mezclar ambos usos hace difícil demostrar qué proceso está vigente y quién es responsable.
- Archivo histórico: consulta de facturas emitidas, abonos, clientes y registros anteriores.
- Sistema activo: emisión de nuevas facturas, cambios de series, conexión con TPV, tienda, CRM o bancos.
- Herramienta puente: aplicación usada mientras se migra, con fecha final, responsables y controles definidos.
La preparación de VERI*FACTU no exige que todas las empresas adopten la misma solución. Sí exige revisar cuál es el sistema que soporta la facturación y evitar que sobrevivan circuitos paralelos sin control.
Checklist para conservar el histórico sin dejar un riesgo abierto
1. Haz inventario de todos los puntos de emisión
No empieces por el programa más conocido. Incluye TPV, ecommerce, hojas con macros, aplicaciones móviles, programas de escritorio, CRM que crean facturas, herramientas de la asesoría e integraciones. Pregunta quién puede emitir y desde dónde.
2. Exporta antes de cerrar
Guarda exportaciones legibles y estructuradas de facturas, rectificativas, clientes, productos, impuestos, series, cobros y, cuando exista, registro de cambios. Documenta formato, fecha de exportación, ubicación, responsable y forma de lectura. Una copia de seguridad sin instrucciones no resuelve una consulta futura.
3. Decide cómo impedir nuevas emisiones
La medida debe ser técnica y comprobable: desinstalar, retirar permisos de emisión, bloquear el módulo de facturación o acordar con el proveedor una configuración que impida crear facturas. No basta con comunicar al equipo que “ya no lo use”. Prueba el bloqueo con un usuario habitual y deja evidencia de la prueba.
4. Conserva acceso limitado al histórico
Define quién puede consultar los datos, dónde se guardan las credenciales o exportaciones y cómo se solicitan. El acceso de solo lectura reduce errores y ayuda a proteger información de clientes. Si se conservan datos personales, aplica además las medidas y plazos que correspondan a la empresa.
5. Documenta el corte
Un documento de una página puede evitar muchos problemas: fecha de última factura del sistema antiguo, series cerradas, sistema nuevo, persona responsable, ubicación del histórico y método usado para impedir facturación. Compártelo con administración, dirección y asesoría.
Cómo hacer una migración a Odoo o a otro ERP sin duplicar trabajo
Migrar no consiste en copiar todos los datos disponibles. Conviene distinguir qué información hace falta para operar desde el primer día y qué debe permanecer solo como histórico. En un proyecto de Odoo, por ejemplo, normalmente hay que revisar clientes activos, productos, impuestos, diarios, series, facturas abiertas, saldos, cobros pendientes, permisos e integraciones.
Las facturas ya cerradas pueden conservarse como archivo o importarse según la necesidad de consulta y el diseño contable. La decisión debe tomarse con el equipo administrativo y la asesoría; no es solo una decisión técnica. Importar sin criterio puede llenar el ERP de datos poco fiables, mientras que no preservar la trazabilidad puede complicar consultas posteriores.
La documentación de Odoo para España explica la configuración del módulo España - Veri*Factu, el uso de certificados, el entorno de prueba y la generación de documentos asociados. Eso no sustituye validar el caso concreto ni la declaración responsable del fabricante, pero ilustra por qué conviene probar el flujo nuevo antes de cerrar el anterior.
Plan de transición en cuatro semanas
- Semana 1: inventario de herramientas, series, integraciones y usuarios que emiten facturas.
- Semana 2: limpieza de datos maestros y definición del sistema que quedará activo.
- Semana 3: exportación, pruebas de migración y comprobación de casos reales: abono, rectificativa, cobro parcial y factura de TPV.
- Semana 4: cierre documentado del sistema antiguo, bloqueo de emisión y formación del equipo en el nuevo proceso.
Si el cambio coincide con automatizaciones, evita activar todo a la vez. Primero estabiliza el circuito de facturación; después conecta CRM, correo, documentos o IA con controles y revisión humana. Una automatización con IA puede asistir en tareas repetitivas, pero no debe ocultar quién valida datos fiscales y facturas.
Cuándo pedir ayuda
Conviene contar con apoyo cuando hay varios sistemas, facturación por canales distintos, muchas series, TPV, ecommerce, facturas rectificativas frecuentes o dudas sobre qué conservar. Et Tamimi puede ayudar a ordenar el diagnóstico de procesos, ERP, automatización y formación, sin tratar la migración como una simple instalación. Puedes solicitar una revisión inicial desde contacto.
Nota informativa: este artículo resume fuentes públicas disponibles a fecha de publicación y no sustituye asesoramiento fiscal, jurídico ni la consulta de la normativa oficial. Las obligaciones, excepciones, conservación de información y medidas técnicas deben contrastarse con la Agencia Tributaria, BOE, asesoría y proveedor del software según el caso.
